Guidance
NL

Versiegeschiedenis

European Data Protection Board
Nov 21, 2025 edpb-guidelines praktische-uitvoering-van-minnelijke-schikkingen

Content

Versiegeschiedenis

Versie 2.0 12 mei 2022 Vaststelling van Richtsnoeren 06/2022 Voor de publicatie werden slechts kleine redactionele aanpassingen ten opzichte van versie 1.0 aangebracht.
Versie 1.0 18 november 2021 Vaststelling van intern EDPB-document 06/2021 De EDPB-leden besloten na een periode van 6 maanden de publicatie van het document te bespreken, zodat de EDPB-leden in die periode praktijkervaring konden opdoen

Inhoudsopgave

1 TOEPASSINGSGEBIED EN DOELSTELLING........................................................................................ 4
2 DEFINITIE VAN DE TERM 'MINNELIJKE SCHIKKING' ....................................................................... 5
2.1 Algemene context ................................................................................................................... 5
2.2 AVG-context ............................................................................................................................ 6
2.3 Het doel van minnelijke schikkingen in het algemeen............................................................ 9
3 ALGEMENE JURIDISCHE ANALYSE ................................................................................................. 10
3.1 De de bevoegdheidom een minnelijke schikking te treffen als een van de bevoegdheden van TA's10
3.2 De procedure voor het treffen van een minnelijke schikking binnen de context van het éénloketsysteem ............................................................................................................................... 11
3.2.1 Minnelijke schikking in de eerste fase van het onderzoek door de BTA die de klacht heeft ontvangen............................................................................................................................ 11
3.2.2 Poging tot minnelijke schikking door de LTA................................................................. 12
3.2.3 Zaken op grond van artikel 56, lid 2.............................................................................. 17
4 JURIDISCHE GEVOLGEN EN PRAKTISCHE AANBEVELINGEN.......................................................... 18
4.1 een Toepassing van het beginsel van behoorlijk bestuur op de procedure voor het treffen van minnelijke schikking in de context van het éénloketsysteem.................................................... 18
4.2 De samenwerkingsprocedure na een door de LTA getroffen minnelijke schikking.............. 19
4.3 Minnelijke schikking in zaken op grond van artikel 56, lid 2................................................. 20
Bijlage 1: RELEVANTE STAPPEN BIJ BEHANDELING VAN EEN ZAAK PER MINNELIJKE SCHIKKING........ 22
Bijlage NIET 2: LANDEN WAAR MINNELIJKE SCHIKKINGEN OVEREENKOMSTIG DE NATIONALE WETGEVING MOGELIJK ZIJN .............................................................................................................................. 25

Het Europees Comité voor gegevensbescherming (hierna 'de EDPB' genoemd)

Gezien artikel 70, lid 1, punt e), van Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (hierna 'AVG' genoemd),

Gezien de EER-overeenkomst en in het bijzonder bijlage XI en protocol 37 bij die overeenkomst, als gewijzigd bij Besluit nr. 154/2018 van het Gemengd Comité van de EER van 6 juli 2018 1 ,

Gezien de artikelen 12 en 22 van zijn reglement van orde,

HEEFT DE VOLGENDE RICHTSNOEREN VASTGESTELD

1 TOEPASSINGSGEBIED EN DOELSTELLING

  1. De praktijk heeft uitgewezen dat veel toezichthoudende autoriteiten (hierna 'TA's' genoemd) bij de behandeling van klachten het instrument van de minnelijke schikking toepassen. Verder valt op dat er allerlei varianten minnelijke schikkingen bestaan en dat de TA's daarmee verschillend omgaan vanwege verschillen in de nationale wetgevingen. In de AVG wordt de term 'minnelijke schikking' alleen gebruikt in overweging 131 in het kader van de behandeling van lokale zaken op grond van artikel 56, lid 2, AVG, maar worden de mogelijkheden ervan niet uitdrukkelijk tot dergelijke lokale zaken beperkt. De leemte in de regelgeving over minnelijke schikkingen voor niet-lokale zaken, waarvan dus sprake is, is op uiteenlopende manieren opgevuld, in sommige zaken door middel van wetgeving van de lidstaten, in andere zaken door middel van interpretatie. Door deze verschillende interpretaties en uiteenlopende nationale wetgevingen over klachtenbehandeling en minnelijke schikkingen (als die er al zijn), verschilt de praktische toepassing van het instrument van minnelijke schikkingen aanzienlijk tussen de lidstaten.
  2. De bevoegdheden van de TA's moeten in overeenstemming met de specifieke voorschriften uit de procedurele wetgeving van hun lidstaat worden uitgeoefend. Dit geldt ook voor de behandeling van zaken. Het nationale procesrecht moet echter voldoen aan de beginselen van gelijkwaardigheid en doeltreffendheid en mag de uitoefening van de door de EU-wetgeving (d.w.z. de AVG) verleende rechten dus niet buitensporig moeilijk of praktisch onmogelijk maken. Met deze richtsnoeren wil de EDPB daarom beste praktijken aanreiken voor een consistente toepassing van de AVG op nationaal en EU-niveau, voor zover deze geschikt zijn voor toepassing op het instrument van de minnelijke schikking. Hierbij wordt rekening gehouden met de verschillende nationale procedurele wetgevingen - voor zover een dergelijk instrument uitdrukkelijk is ingevoerd - de procedure volgens het éénloketsysteem op grond van de AVG, en de technische omgeving (het informatiesysteem interne markt, hierna 'IMI' genoemd).

1 Met 'lidstaten' worden in deze Richtsnoeren de 'lidstaten van de EER' bedoeld.

  1. De zaken die door de TA's worden behandeld, kunnen een andere oorsprong hebben dan klachten, zoals berichten in de media of ambtshalve ingestelde onderzoeken. In deze richtsnoeren wordt echter alleen ingegaan op de praktische uitvoering van minnelijke schikkingen voor zaken die voortkomen uit een klacht van een betrokkene. De mogelijkheid van een schikking veronderstelt namelijk een geschil tussen twee entiteiten, in dit geval de klacht die door een betrokkene tegen een verwerkingsverantwoordelijke is ingediend (zie ook punt 2.1 hieronder). Verder kunnen die klachten worden onderverdeeld in i) nationale zaken zonder grensoverschrijdend karakter, ii) zaken waarin het éénloketsysteem van toepassing is omdat de zaak grensoverschrijdend van karakter is, en iii) grensoverschrijdende zaken die op grond van artikel 56, lid 2, AVG, lokaal worden behandeld. Hoewel de praktijk uitwijst dat in alle situaties kan worden geprobeerd om tot minnelijke schikkingen te komen, wordt in deze richtsnoeren weer voornamelijk ingegaan op klachten met een grensoverschrijdend karakter.

2 DEFINITIE VAN DE TERM 'MINNELIJKE SCHIKKING'

2.1 Algemene context

  1. In de AVG wordt de betekenis van de term 'minnelijke schikking' niet gedefinieerd en wordt slechts in overweging 131 naar deze uitdrukking verwezen. 2 De relevantste betekenissen van de term 'schikking' zijn 'regeling' en 'officiële overeenkomst die tot doel heeft een geschil of conflict op te lossen'. In de Oxford English Dictionary wordt het bijvoeglijk naamwoord ' amicable ' (minnelijk) uitgelegd als ' characterised by friendliness and absence of discord ' (gekenmerkt door vriendelijkheid en afwezigheid van onenigheid).
  2. De wijze waarop minnelijke schikkingen meer in het algemeen binnen de juristerij en in veel internationale documenten worden gedefinieerd, biedt enig voorlopig houvast voor het bepalen van de definitie van minnelijke schikkingen. Zo biedt de Internationale Kamer van Koophandel (International Chamber of Commerce, hierna 'ICC' genoemd) een aantal procedures voor

2 Overweging 131: ' 1 Indien een andere toezichthoudende autoriteit als leidende toezichthoudende autoriteit dient op te treden voor de verwerkingsactiviteiten van de verwerkingsverantwoordelijke of de verwerker, maar het voorwerp van een klacht of een mogelijke inbreuk alleen verwerkingsactiviteiten van de verwerkingsverantwoordelijke of de verwerker in de lidstaat waar de klacht is ingediend of waar de inbreuk is opgespoord betreft en de zaak geen wezenlijke gevolgen heeft of dreigt te hebben voor betrokkenen in andere lidstaten, dient de toezichthoudende autoriteit waarbij een klacht wordt ingediend, of die situaties die mogelijke inbreuken op deze verordening inhouden, op het spoor is gekomen of er op een andere manier over wordt geïnformeerd, te trachten een minnelijke schikking met de verwerkingsverantwoordelijke te treffen en, indien dit niet mogelijk is, de volle reikwijdte van haar bevoegdheden uit te oefenen. 2 Daaronder dienen te vallen: specifieke verwerking op het grondgebied van de lidstaat van de toezichthoudende autoriteit of met betrekking tot betrokkenen op het grondgebied van die lidstaat; verwerking in de context van een aanbod van goederen of diensten dat specifiek is gericht op betrokkenen op het grondgebied van de lidstaat van de toezichthoudende autoriteit; of verwerking die met inachtneming van de relevante lidstatelijke wettelijke verplichtingen moet worden beoordeeld. '

geschillenbeslechting die als 'minnelijke schikkingen' kunnen worden beschouwd. 3 De voornaamste procedure voor het treffen van een minnelijke schikking bij de ICC lijkt bemiddeling te zijn. Deze procedure wordt omschreven als een 'flexibele, op het bereiken van consensus gerichte techniek waarbij een neutrale instantie de partijen helpt om via onderhandelingen hun geschillen te beslechten'. Volgens de ICC zijn schikkingen die via bemiddeling tot stand zijn gekomen, contractueel bindend en in ruime mate afdwingbaar. De Wereldhandelsorganisatie ('WTO') verstaat onder minnelijke schikkingen 'onderling overeengekomen oplossingen', ofwel een 'onderhandelde oplossing' tussen de betrokken partijen die het mogelijk maakt het geschil op een snelle en op maat gesneden manier bij te leggen. 4 Het Bureau voor intellectuele eigendom van de Europese Unie ('EUIPO') verwijst verder naar minnelijke schikkingen als een 'buitengerechtelijke procedure die leidt tot een oplossing waarover de partijen […] via bemiddeling hebben onderhandeld'. 5 Het Europees Centrum voor de Consument ('ECC') verwijst ook naar minnelijke schikkingen 6 als een vorm van 'procedures voor alternatieve geschillenbeslechting', zoals vastgelegd in de richtlijn betreffende alternatieve beslechting van consumentengeschillen 7 , als procedures die worden 'aangeboden door neutrale, buitengerechtelijke instanties, zoals bemiddelaars, mediators, arbiters, ombudsmannen en klachtencommissies' 8 , en waarin 'consumenten en bedrijven een geschil gezamenlijk proberen op te lossen […] door beide partijen te horen, de juridische situatie te onderzoeken, mogelijke oplossingen te bespreken en ten slotte een arbitragevoorstel te doen' 9 .

  1. Al met al blijken minnelijke schikkingen in het algemeen te verwijzen naar alternatieve geschillenbeslechtingen via procedures die uitmonden in een vreedzame afsluiting van een zaak. Hoewel een schikking tussen de partijen het uiteindelijke resultaat is, wordt bij de procedure zelf een minnelijke aanpak gevolgd. De procedures kunnen variëren van onderhandelingen tussen partijen tot formele bemiddelingen en zelfs procedures voor vereenvoudigde bemiddeling.

2.2 AVG-context

  1. In de context van de klachtenbehandeling door toezichthouders voor gegevensbescherming zien de meeste lidstaten minnelijke schikkingen als een proces van 'alternatieve geschillenbeslechting'. In de meeste gevallen wordt de minnelijke schikking gefaciliteerd wanneer er een klacht bij de TA wordt ingediend over de vermeende schending van de AVG, met name wat betreft de rechten van de

4 Wolfgang Alschner, Amicable Settlements of WTO Disputes: Bilateral Solutions in a Multilateral System, World Trade Review, Volume 13 (1), 2014, blz. 65-102.

  • betrokkenen, om de zaak in het voordeel van de betrokkenen op te lossen. In die zaken moet tussen de verwerkingsverantwoordelijke en de betrokkene, onder toezicht van de TA, een regeling worden getroffen die de gang van zaken verzacht. De TA fungeert dus binnen het proces dat tot oplossing van de klacht moet leiden, als een soort facilitator. Anders dan een echte 'bemiddelaar' neemt de TA actief deel aan de procedure, aangezien zij nog steeds haar verplichtingen als TA moet nakomen en dus verplicht is de klacht te behandelen, het voorwerp van de klacht en de bijzonderheden ervan op passende wijze te onderzoeken en de betrokkene te informeren over de voortgang of het resultaat van het onderzoek naar de klacht.
  1. Omdat in de AVG nauwelijks ingaat op minnelijke schikkingen, zal het grotendeels van de wetgeving en het beleid van elke specifieke lidstaat afhangen welke procedure voor alternatieve geschillenbeslechting wordt gevolgd en aan welke vereisten en voorwaarden die procedure moet voldoen. Uit een analyse van de gangbare praktijk blijkt dat bij minnelijke schikkingen in de meeste nationale rechtsstelsels de TA die de klacht ontvangt, de verwerkingsverantwoordelijke (of de verwerker) en de betrokkene, alsook, in voorkomend geval, de leidende toezichthoudende autoriteit (hierna 'LTA' genoemd) in de procedure worden meegenomen.
  2. Hierbij moet worden opgemerkt dat in sommige lidstaten de betrokkene geen partij is in de administratieve procedures tegen de verwerkingsverantwoordelijke. In die lidstaten mag de TA een geschillenbeslechtingsprocedure toepassen die vergelijkbaar is met wat in deze richtsnoeren is beschreven, en een zaak sluiten zonder de betrokkene te horen indien zij van oordeel is dat de verwerkingsverantwoordelijke aan de vorderingen heeft voldaan. Dergelijke beslechtingsprocedures worden in deze richtsnoeren echter niet behandeld.
  3. Minnelijke schikkingen worden over het algemeen in elk stadium van een procedure mogelijk geacht, ook al geven sommige TA's aan dat zij alleen mogelijk zijn in de vroege fasen van de behandeling van een zaak, voordat er andere actie is ondernomen. In sommige lidstaten zijn minnelijke schikkingen alleen van toepassing bij lokale zaken, omdat deze term in de AVG alleen is gebruikt in overweging 131, waarin sprake is van een aanpak door de betrokken toezichthoudende autoriteit (BTA) bij lokale zaken. De meeste TA's staan het instrument van de minnelijke schikking echter in alle soorten zaken toe, ongeacht of zij grensoverschrijdend of lokaal van aard zijn.
  4. Wat overweging 131 betreft, is het toepassingsgebied voor dergelijke schikkingen beperkt tot zaken waarin de BTA die de klacht ontvangt, vaststelt dat het concrete onderwerp of de mogelijke inbreuk alleen betrekking heeft op verwerkingsactiviteiten van de verwerkingsverantwoordelijke of de verwerker in de lidstaat waarin de klacht is ingediend, of (waarschijnlijk) geen wezenlijke gevolgen heeft voor betrokkenen in andere lidstaten. De beslissing of moet worden geprobeerd een minnelijke schikking te treffen moet dan, zoals in de overweging is aangegeven, betrekking hebben op i) de specifieke verwerking op het grondgebied van de lidstaat of met betrekking tot betrokkenen op het grondgebied van die lidstaat, ii) verwerking die plaatsvindt in de context van een aanbod van goederen of diensten dat specifiek gericht is op betrokkenen op het grondgebied van de lidstaat, of iii) verwerking
  • die met inachtneming van de relevante lidstatelijke wettelijke verplichtingen moet worden beoordeeld. Wetgevingen waarin minnelijke schikkingen uitdrukkelijk worden toegestaan, hoeven zich daarentegen niet tot deze vereisten te beperken.
  1. De keuze of al dan niet moet worden geprobeerd om een minnelijke schikking te treffen, hangt in principe af van de wetgeving van de lidstaat en/of de beoordelingsvrijheid van de betrokken TA. Wat betreft de criteria op basis waarvan zaken voor minnelijke schikking in aanmerking kunnen komen, kunnen die criteria enerzijds betrekking hebben op de wijze waarop de TA kennis van de zaak heeft gekregen. De procedure van een minnelijke schikking zou dus alleen van toepassing kunnen worden geacht bij zaken waarin een klacht is ingediend.
  2. Minnelijke schikkingen zouden in het algemeen alleen mogelijk moeten worden geacht bij zaken die betrekking hebben op de in artikelen 12 en volgende van de AVG neergelegde rechten van betrokkenen, aangezien alleen dan de betrokkene als partij bij de schikking over zijn of haar eigen rechten kan beschikken. Met inachtneming van de nationale wetgeving van de afzonderlijke lidstaten is een dergelijke beslissing echter ter beoordeling van de TA, aangezien deze de bredere context van de individuele zaak moet beoordelen.
  3. Anderzijds kunnen de feitelijke omstandigheden van de zaak doorslaggevend zijn. Dergelijke speciale omstandigheden waaronder wordt bepaald of er al dan een minnelijke schikking niet mag worden getroffen, kunnen in nationale regelgeving zijn geregeld, terwijl de AVG (behalve in overweging 131) hierover zwijgt. In de praktijk kan de TA zich bij het nemen van de beslissing om al dan niet een procedure voor het treffen van een minnelijke schikking te starten, door de volgende algemene criteria laten leiden: er bestaat überhaupt een kans dat de zaak in der minne kan worden geschikt; slechts een beperkt aantal betrokkenen ondervindt gevolgen en er is al dan niet een tekortkoming in het systeem herkenbaar; 10 de inbreuk op de gegevensbescherming is incidenteel of onvoorzien (ontstaan door nalatigheid); de zaak betreft de verwerking van een beperkte hoeveelheid persoonsgegevens; de gevolgen van de inbreuk zijn niet van ernstige duur en aard (wat inhoudt dat er geen sprake is van ernstige gevolgen of aantastingen van rechten en vrijheden). Bovendien kan de waarschijnlijkheid van verdere inbreuken in de toekomst een bepalende factor zijn. Daarnaast kunnen de bredere maatschappelijke betekenis en het openbare belang van handhavingsacties van de TA, mede in het licht van eventuele geïdentificeerde gebieden waar bijzondere waakzaamheid geboden is, alsook de mate waarin een TA in staat is om doeltreffend en efficiënt op te treden, doorslaggevend zijn.

Voorbeeld 1:

Een verwerkingsverantwoordelijke of verwerker stemt ermee in alle informatie te verstrekken die door een toezichthoudende autoriteit voor het oplossen van een klacht wordt gevraagd, zoals duidelijk bewijs dat de artikelen 33 en 34 AVG zijn nageleefd in geval van een inbreuk op persoonsgegevens. De reden dat niet onmiddellijk aan het verzoek werd voldaan (in overeenstemming met artikel 12 AVG), was een discrepantie binnen het interne communicatieproces.

10 Vgl. voorbeeld 2 hieronder met betrekking tot dit criterium.

  1. Het is van belang om hierbij op te merken dat elke TA het recht heeft om de zaak toch verder te onderzoeken, zelfs nadat er al een minnelijke schikking is getroffen, zij het in het kader van een andere procedure uit eigen beweging. De autoriteit kan de procedure ambtshalve voortzetten indien zij bijvoorbeeld van oordeel is dat er een boete moet worden opgelegd of andere soortgelijke klachten over dezelfde verwerkingsverantwoordelijke ontvangt, waaruit kan worden geconcludeerd dat de verwerkingsverantwoordelijke de toezegging om de inbreuk(en) op de gegevensbescherming te verhelpen, niet is nagekomen, of indien uit de klacht en/of het onderzoek andere, mogelijk systematische inbreuken blijken die bredere gevolgen kunnen hebben of op andere betrokkenen van invloed kunnen zijn. Hetzelfde geldt wanneer de minnelijke schikking slechts op delen van een klacht betrekking heeft, terwijl andere of bijkomende kwesties van de zaak op een andere manier worden behandeld. Verder belet een minnelijke schikking de betrokkene niet om zich opnieuw tot de TA te wenden als (later) blijkt dat de verwerkingsverantwoordelijke zich niet aan de overeengekomen schikking heeft gehouden. Deze omstandigheden moeten op duidelijke en transparante wijze aan de verwerkingsverantwoordelijke en klager worden meegedeeld voordat er een minnelijke schikking wordt getroffen.

Voorbeeld 2:

De betrokkene klaagt over het feit zich bij een verwerkingsverantwoordelijke met een paspoort te moeten identificeren om een account op naam van betrokkene van het platform van de verwerkingsverantwoordelijke te mogen verwijderen. De TA acht de individuele klacht geschikt voor een poging tot het treffen van een minnelijke schikking, in die zin dat de betrokkene tevreden kan worden gesteld indien de vraag om een paspoort wordt ingetrokken en de account wordt verwijderd. De TA stelt echter een eigen onderzoek in naar het beleid van de verwerkingsverantwoordelijke inzake de gegevensverwerking met betrekking tot platformaccounts, om ervoor te zorgen dat de verwerkingsverantwoordelijke diens beleid in overeenstemming brengt met de bepalingen van de AVG.

2.3 Het doel van minnelijke schikkingen in het algemeen

  1. Minnelijke schikkingen dienen niet alleen voor het bereiken van een bevredigend resultaat voor de betrokkene, maar ook voor het verbeteren van de naleving van de AVG door de verwerkingsverantwoordelijke. Als er een klacht wordt ingediend omdat een verwerkingsverantwoordelijke niet aan de rechten van de betrokkene op grond van de artikelen 12 tot en met 22 van de AVG heeft voldaan, kan de handhaving van de rechten van de betrokkene door middel van een minnelijke schikking tussen de partijen worden bespoedigd. Het welslagen van een minnelijke schikking naar aanleiding van een klacht kan aan twee elementen worden gemeten: enerzijds de genoegdoening die de betrokkene bij de specifieke zaak heeft gekregen met betrekking tot specifieke kwesties van de klacht, en anderzijds, indien van toepassing en vereist door de nationale wetgeving, het bewijs dat de verwerkingsverantwoordelijke aan de TA heeft geleverd dat er is tegemoetgekomen aan de verzoeken van de betrokkene en aan de toepasselijke gegevensbeschermingsvoorschriften. Maar de TA moet in de praktijk, rekening houdend met de omstandigheden van de zaak en de

samenwerking met andere TA's die bij het geval betrokken zijn, bepalen of de minnelijke schikking volstaat om volledige naleving van de AVG te bereiken gezien de juridische kwesties die verband houden met of voortvloeien uit de individuele klacht tegen de individuele verwerkingsverantwoordelijke.

  1. Minnelijke schikkingen moeten dus ruim worden opgevat als een van de mogelijkheden voor een TA om klachten van betrokkenen in behandeling te nemen en de rechten van betrokkenen te beschermen. Tegelijkertijd moet worden erkend dat minnelijke schikkingen mogelijk niet bij alle zaken een passende oplossing bieden. Hoewel het aan de TA's zelf is om te bepalen of het in een bepaalde zaak zin heeft om naar een minnelijke schikking te streven, moet die beoordeling hiervan worden uitgevoerd op basis van gestructureerde, uniforme, transparante en verklaarbare criteria, zoals de criteria die in punt 12 en volgende worden genoemd. Hierbij moet bovendien rekening worden gehouden met de bepalingen van de nationale wetgeving, voor zover daarvan sprake is.
  2. De corrigerende bevoegdheden van de TA zijn van het allergrootste belang voor de handhaving van het hoge beschermingsniveau van de AVG voor alle betrokkenen, die zich vaak in een moeilijke of zelfs afhankelijke positie ten opzichte van de verwerkingsverantwoordelijke bevinden. Geschillenbeslechting via de procedure van minnelijke schikkingen met een TA die het proces als een facilitator leidt, kan dan een manier zijn om een dergelijke onbalans aan te pakken en te verhelpen, en om een oplossing te vinden die voor elke partij aanvaardbaar is, met name voor de betrokkene wat betreft de uitoefening van zijn of haar rechten.

3 ALGEMENE JURIDISCHE ANALYSE

3.1 De bevoegdheid om een minnelijke schikking te treffen als een van de bevoegdheden van de TA's

  1. Een procedure voor het treffen van een minnelijke schikking vindt haar rechtsgrondslag in de taken die rechtstreeks aan de TA's zijn toegekend door de AVG (artikel 57, lid 1, punten a) en f), AVG) en daarnaast in de bevoegdheden die binnen het kader van artikel 58, lid 6, AVG aan de TA's zijn toegekend door eventuele nationale wetgeving.

  2. Bij de eerste zaak is artikel 57, lid 1, punten a) en f), AVG algemeen van toepassing, wat een goede basis voor een TA vormt om alle mogelijke wegen voor het 'behandelen' van de klachten te bewandelen (zie lid 1, punt f), van artikel 57) en de toepassing van de verordening 'te handhaven' (zie lid 1, punt a), van artikel 57), voor zover van toepassing. Artikel 57, lid 1, punt f), gelezen in samenhang met de artikelen 77 en 78, impliceert een individueel recht om elke klacht (zo deze ontvankelijk is) behandeld en onderzocht te krijgen voor zover dit nodig is om tot een resultaat te komen dat past bij de aard en de omstandigheden van de betreffende klacht. Maar elke bevoegde toezichthoudende autoriteit heeft de beoordelingsvrijheid om te beslissen in hoeverre een klacht moet worden onderzocht. Een resultaat zou bijvoorbeeld kunnen zijn dat de partijen bij de klacht door de tussenkomst van de TA de zaak in der minne schikken.

  3. In het tweede scenario kunnen lidstaten de TA's op grond van nationale wetgeving, overeenkomstig artikel 58, lid 6, AVG, bijkomende bevoegdheden verstrekken. De specifieke aspecten van de operationele behandeling van zaken voor een TA (waaronder een eventuele LTA) om tot een minnelijke schikking te komen, zijn in deze nationale bepalingen te vinden.

3.2 De procedure voor het treffen van een minnelijke schikking binnen de context van het éénloketsysteem

  1. Voor de beoordeling van de rol van de minnelijke schikking in de context van het éénloketsysteem kan in de eerste plaats worden verwezen naar de grondgedachte van die procedure, zoals uiteengezet in artikel 60, lid 1, AVG. In de EDPB Guidelines 02/2022 on the application of Article 60 GDPR 11 (EDPBrichtsnoeren 02/2022 over de toepassing van artikel 60 AVG) wordt verduidelijkt dat 'in artikel 60, lid 1 fundamentele en overkoepelende beginselen zijn vastgesteld, die op de gehele samenwerking tussen TA's van toepassing zijn. Overeenkomstig de bewoording van dit artikel bestaan de kernbegrippen van de samenwerkingsprocedure uit het streven om 'tot een consensus proberen te komen' en de verplichting om 'alle relevante informatie' uit te wisselen.' Verder stellen deze richtsnoeren dat '[…] deze verplichtingen moeten worden nageleefd door de LTA en elke BTA (wederzijdse verplichting.'

3.2.1 Minnelijke schikking in de eerste fase van het onderzoek door de BTA die de klacht heeft ontvangen

  1. Hoewel minnelijke schikking alleen in de context van overweging 131 wordt vermeld, wil de EDPB er graag op te wijzen dat het streven om een minnelijke schikking te treffen, afhankelijk van de nationale procedurele wetgeving, ook een goede praktijk kan zijn wanneer een TA een zaak behandelt die niet voldoet aan de voorwaarden van artikel 56, lid 2, AVG.
  2. Overweging 131 belet als zodanig niet dat de BTA die een klacht ontvangt, in het kader van het vooronderzoek, ook na vaststelling van het 'volledig' grensoverschrijdende karakter van die klacht, kan trachten een dergelijke schikking tot stand te brengen. Desondanks kan de specifieke aanpak echter afhangen van de vraag of de verwerkingsverantwoordelijke al dan niet een vestiging op het grondgebied van de ontvangende TA heeft. Zoals al in punt 2 is verduidelijkt, is een inherent kenmerk van minnelijke schikkingen de wederzijdse tevredenheid van de betrokken partijen, in het bijzonder de klager. Als hiervan sprake is en de BTA deze tevredenheid in de onderzoeksfase van de klacht objectief kan aantonen, nadat de verwerkingsverantwoordelijke bijvoorbeeld tot tevredenheid van zowel de betrokkenen als de ontvangende TA aan het verzoek betreffende de rechten van de betrokkene heeft voldaan, hoeft de ontvangende TA de LTA niet langer via een IMI-kennisgeving op grond van artikel 56 over de zaak te informeren, aangezien het voorwerp van de klacht niet langer aanwezig is. Het is dan ook niet nodig om een procedure op basis van het éénloketsysteem te starten door de zaak naar IMI te uploaden.

11 Punten 37 en 38 van de EDPB-richtsnoeren 02/2022 over de toepassing van artikel 60 AVG.

  1. Overeenkomstig overweging 125 is de LTA binnen de context van het éénloketsysteem in het algemeen bevoegd tot het nemen van juridisch bindende besluiten ten aanzien van de betrokken verwerkingsverantwoordelijke of verwerker. Bovendien is de LTA op grond van artikel 56, lid 6, AVG de 'enige gesprekspartner' van de verwerkingsverantwoordelijke/verwerker voor de grensoverschrijdende verwerking in kwestie. Daarom moet de ontvangende TA de zaak en uitkomst op een geschikt moment aan de LTA doorgeven, bijvoorbeeld elk kwartaal (d.w.z.: via vrijwillige wederzijdse bijstand), overeenkomstig het samenwerkingsvereiste dat inherent is aan het gehele éénloketsysteem, zodat de LTA alle maatregelen kan nemen die zij passend acht ten aanzien van de betrokken verwerkingsverantwoordelijke.
  2. Dit betekent dat de LTA op de hoogte moet worden gehouden van de succesvolle minnelijke schikkingen die de BTA in zo'n inleidende fase heeft bereikt, ook in geaggregeerde vorm. In dit verband worden hierna in deel 4 ('Aanbevelingen') meer specifieke richtsnoeren gegeven.
  3. Uiteraard zijn er ook zaken waarin door de BTA slechts een gedeeltelijke schikking met de verwerkingsverantwoordelijke/verwerker wordt bereikt, d.w.z. dat niet alle verzoeken worden ingewilligd, zodat de tussenkomst van de LTA onvermijdelijk wordt om de betrokkene alle door de AVG voorziene rechtsmiddelen te bieden.
  4. JURIDISCHE GEVOLGEN: dankzij de minnelijke schikking die een BTA in het kader van het vooronderzoek met betrekking tot de ontvangen klacht kan treffen, hoeft soms geen procedure op grond van artikel 60 te worden ingeleid, voor zover de bereikte schikking naar volle tevredenheid van de betrokken partijen is. Als een dergelijke schikking niet wordt bereikt, moet de LTA op grond van het principe van het recht op behoorlijk bestuur uit artikel 41 EUChFR, dat ook van toepassing is op zaken die onder het éénloketsysteem vallen, nagaan waarom de BTA geen minnelijke schikking in de inleidende fase heeft kunnen treffen en moet de LTA beslissen of een nieuwe poging binnen een redelijke termijn tot afhandeling van de klacht kan leiden.

3.2.2 Poging tot minnelijke schikking door de LTA

  1. Wanneer de LTA na ontvangst van de zaak besluit om te proberen tot een minnelijke schikking te komen, vloeit uit de grondgedachte van de samenwerkingsprocedure volgens het éénloketsysteem weer een belangrijk vereiste voort waaraan moet worden voldaan, d.w.z. de noodzaak voor BTA's en de LTA om samen te werken en naar consensus te streven.
  2. Het is van belang erop te wijzen dat de EDPB erkent dat het de LTA in elke fase van de procedure vrij staat de betrokkene formeel te horen (via de BTA die de klacht heeft ontvangen als gesprekspartner) en, met instemming van alle betrokken partijen (bv. de betrokkene, de verwerkingsverantwoordelijke, de BTA('s) en eventuele derden), een zaak af te sluiten nadat de vermeende inbreuk is gecorrigeerd, zelfs als specifieke nationale regelgeving ontbreekt. De LTA mag hiertoe besluiten als zij de bij het onderzoek van de zaak verzamelde informatie toereikend acht om de zaak op deze wijze af te sluiten. Vanwege de beoordelingsmarge (van de TA's) bij het bepalen van de voorwaarden en vereisten bij de
  • behandeling van zaken, kan deze vorm van schikking als een zorgvuldigheidsbenadering worden opgevat, aangezien TA's hiermee het door de AVG beoogde hoge beschermingsniveau kunnen handhaven door te erkennen dat sommige zaken efficiënt kunnen worden opgelost met een vlottere interactie tussen de partijen. De benadering kan van voordeel zijn voor zowel de klager, wiens rechten op grond van de AVG snel worden bevestigd, als voor de verwerkingsverantwoordelijke, die de kans krijgt zijn gedrag in overeenstemming te brengen met de AVG.
  1. Dit betekent dat de LTA zich ervan bewust moet zijn dat de BTA's in alle stadia van de procedure op de hoogte moeten worden gehouden. Hoewel de LTA onbetwistbaar de enige gesprekspartner voor de betrokken verwerkingsverantwoordelijke is (zie opnieuw artikel 56, lid 6, AVG), beschikt de klager immers over het éénloketsysteem in de vorm van de bevoegde BTA die de klacht heeft ontvangen.
  2. Deze wederzijdse uitwisseling van informatie is ook een middel om de klager een eerlijke rechtsgang te bieden, evenals het recht om te worden gehoord in de procedure die de LTA wil inleiden, deels met het oog op het indienen van zijn of haar standpunten in aanvulling op de informatie die al door de BTA is verstrekt. Op dit punt speelt de LTA een cruciale rol door als facilitator van het hele proces op te treden en informatie en documenten met de BTA uit te wisselen. Hierbij roepen wij graag in herinnering dat de beoordelingsvrijheid van de LTA bij het behandelen van de klacht en het proberen een minnelijke schikking te treffen tussen de betrokkene en verwerkingsverantwoordelijke onvermijdelijk wordt beïnvloed door de informatie en documenten die op grond van artikel 60, lid 1, AVG worden uitgewisseld, met name als de BTA in de onderzoeksfase al tevergeefs heeft geprobeerd een dergelijke minnelijke schikking te treffen.
  3. De LTA die ervoor kiest om het geschil met de verwerkingsverantwoordelijke via een minnelijke schikking op te lossen, moet immers overwegen hoe waarschijnlijk het is dat een dergelijke aanpak tot een goed resultaat leidt, d.w.z. tot de bevestiging van de rechten van de betrokkene, mede in het licht van alle relevante omstandigheden, waaronder de verwachtingen van de BTA die de klacht aan haar heeft overgedragen op grond van de voorschriften van artikel 56, lid 1, AVG. Wanneer een BTA overeenkomstig artikel 60, lid 1, met name meedeelt dat een dergelijke poging in de onderzoeksfase al eens een keer is mislukt, hetzij omdat de betrokkene de schikking met de verwerkingsverantwoordelijke heeft afgewezen, hetzij omdat de verwerkingsverantwoordelijke niet heeft gereageerd op de uitnodiging van de BTA om aan het verzoek van de betrokkene te voldoen, dient de LTA zeer zorgvuldig af te wegen of een nieuwe poging om de klacht in der minne te schikken wel in het belang is van de betrokkenen, alsook van het recht inzake gegevensbescherming in het algemeen. Een meer geformaliseerde aanpak, waarbij de LTA al haar bevoegdheden ten aanzien van de verwerkingsverantwoordelijke uitoefent, mede op grond van artikel 58 AVG, verdient dan wellicht de voorkeur. Hetzelfde geldt wanneer de BTA voorafgaand aan de overdracht van de klacht aan de LTA, om welke reden dan ook, geen poging in deze richting heeft ondernomen en hierover de LTA niets heeft medegedeeld. Door aandacht te besteden aan de kans van slagen van een eventuele poging tot het bereiken van een minnelijke schikking, kan de LTA in beide gevallen de beste aanpak van de zaak in kwestie kiezen, onnodige administratieve lasten beperken en het risico op kostbare procedures van het éénloketsysteem vermijden, om aan de bezwaren en twijfels, of zelfs de gemotiveerde en relevante

bezwaren, van de BTA('s) tegemoet te komen.

  1. Als de LTA concludeert dat een minnelijke schikking in de onderhavige zaak passend is, zal zij moeten overwegen dat de schikking deel uitmaakt van een procedure volgens het éénloketsysteem en dienovereenkomstig moeten handelen. De EDPB heeft in de richtsnoeren met betrekking tot artikel 60 reeds verduidelijkt dat 'om het bereiken van een consensus te faciliteren, de informatie moet worden gedeeld op een tijdstip waarop het voor de LTA nog mogelijk is de standpunten van de BTA's mee te wegen. Dit […] moet voorkomen dat BTA's voor voldongen feiten worden gesteld, bijvoorbeeld omdat bepaalde fasen van de procedure op grond van het nationale recht uitgesloten kunnen zijn.' 12
  2. In de context van een procedure voor het treffen van een minnelijke schikking betekent dit dat van de LTA, op grond van artikel 60, lid 3, eerste zin, wordt verwacht dat zij de voorgestelde schikking met de BTA('s) deelt alvorens deze definitief vast te stellen. Zoals door de EDPB in de richtsnoeren met betrekking tot artikel 60 naar voren wordt gebracht, '[…] is de betrokkenheid van de BTA's bij de samenwerkingsprocedure niet beperkt tot het recht om een relevant en met redenen omkleed bezwaar in de zin van artikel 60, lid 4, kenbaar te maken. In het bijzonder moeten de BTA's vóór de opstelling van het ontwerpbesluit een bijdrage kunnen leveren aan de algehele procedure en mogen ook zij vóór de opstelling van het ontwerpbesluit hun standpunt kenbaar maken.' 13
  3. In het licht van alle factoren die in de voorgaande punten zijn genoemd, wordt het immers aan het oordeel van de LTA overgelaten om vast te stellen of een informele raadpleging van de BTA('s) in het onderhavige geval werkelijk noodzakelijk is. Zoals hiervoor in de punten 12 en volgende is opgemerkt, kunnen de LTA en de BTA zich op basis van de kenmerken van de klacht die zich voor een minnelijke schikking leent, en op basis van de informatie die op grond van artikel 60, lid 1, vooraf is uitgewisseld op het tijdstip dat de klacht aan de LTA is overgedragen, wellicht al een oordeel vormen over de mogelijkheid om de klacht tot volle tevredenheid van de klager op te lossen door de oorzaak van het geschil bij de wortel aan te pakken. In een dergelijk geval kan de LTA bepalen dat de schikking van de klacht rechtstreeks het voorwerp kan uitmaken van het ontwerpbesluit dat op grond van artikel 60, lid 3, AVG moet worden ingediend. Wanneer de BTA heeft meegedeeld dat zij in de onderzoeksfase niet tot een succesvolle schikking is gekomen of dat zij eenvoudigweg geen schikkingspoging heeft ondernomen alvorens de zaak aan de LTA over te dragen, moet de LTA op haar beurt met de consensusdoelstelling van de éénloketprocedure in gedachten vooraf een informele raadpleging van de BTA('s) vragen om te beoordelen of een poging hiertoe (dan wel nog een poging) tot een redelijke afsluiting van de klacht kan leiden.
  4. Uiteindelijk moet de LTA overeenkomstig artikel 60, lid 3, AVG de BTA's een ontwerpbesluit voorleggen waarin de voorwaarden van de schikking worden uiteengezet (met inbegrip van de stappen die de verwerkingsverantwoordelijke/verwerker aantoonbaar heeft ondernomen om de verzoeken van de klagers tot hun volle tevredenheid in te willigen). Zoals in de richtsnoeren met betrekking tot artikel 60

12 Punt 55 van de EDPB-richtsnoeren 02/2022 over de toepassing van artikel 60 AVG.

13 Punt 93 van de EDPB-richtsnoeren 02/2022 over de toepassing van artikel 60 AVG.

  • is verduidelijkt, moet de LTA in alle gevallen een ontwerpbesluit aan de BTA's voorleggen, ook wanneer klachten door de klager worden ingetrokken nadat de procedure van artikel 60 is ingeleid of wanneer er volgens de nationale wetgeving geen inhoudelijk (eind)besluit wordt genomen. 14 Hetzelfde geldt wanneer zaken (alleen) geacht worden te zijn ingetrokken, bv. op grond van nationale wetgeving. In een dergelijk geval dient het ontwerpbesluit als een definitieve coördinatie tussen alle toezichthoudende autoriteiten die bij de procedure volgens het éénloketsysteem betrokken zijn. 15
  1. Zoals hiervoor is aangegeven, dient het ontwerpbesluit ter consolidatie van de regeling die door de LTA met instemming van de BTA's is getroffen. Het zal een besluit sui generis zijn waarin wordt vastgesteld dat de klacht door de LTA naar wederzijdse tevredenheid van de betrokken partijen (in het bijzonder de betrokkene en verwerkingsverantwoordelijke) is afgehandeld, welke tevredenheid duidelijk moet worden gemaakt overeenkomstig de vereisten van het nationale recht van de LTA, en dat de behandeling van de zaak dienovereenkomstig zal worden beëindigd. De klacht wordt door de LTA immers noch verworpen noch afgewezen, maar evenmin toegewezen; de bereikte minnelijke schikking vormt vanuit dit perspectief een ander resultaat dan een beëindiging van de klachtenbehandelingsprocedure binnen de context van het éénloketsysteem door middel van een overeenkomst tussen de partijen waarbij de oorzaak van het geschil door de actie van de LTA wordt weggenomen.
  2. Met de formele indiening van een dergelijk instrument, zoals door de procedure volgens het éénloketsysteem omwille van de rechtszekerheid en transparantie wordt vereist, gaat de periode van vier weken voor reacties van de BTA('s) overeenkomstig artikel 60, lid 4, AVG in. In dit verband moet worden benadrukt dat indien vóór de indiening van het ontwerpbesluit naar behoren informatie is uitgewisseld, zoals in de voorgaande punten is uiteengezet, en de BTA('s) nooit enige twijfel heeft/hebben geuit over de vraag of de klacht in der minne kon worden geschikt, de BTA('s), ook in de geest van samenwerking, zorgvuldig moet(en) overwegen of zij voornemens is/zijn bezwaar te maken tegen de conclusie van de getroffen schikking.
  3. Dit wil niet zeggen dat BTA's in deze situaties geen gemotiveerde en relevante bezwaren kunnen maken; de hele gedachte achter een minnelijke schikking is echter dat de betrokkene en de verwerkingsverantwoordelijke tijdig tevreden worden gesteld op basis van een wederzijdse overeenkomst waarvan de kans van slagen binnen de context van het éénloketsysteem door de LTA wordt beoordeeld aan de hand van de verschillende factoren die hiervoor zijn uiteengezet. Al met al zouden gemotiveerde en relevante bezwaren uitzonderlijk moeten zijn bij zaken waarbij een minnelijke schikking wordt getroffen indien de LTA tijdens de procedure terdege rekening heeft gehouden met de consensusdoelstelling; rondes van herziene ontwerpbesluiten en/of geschillenbeslechting kunnen (en moeten) dus worden vermeden.
  4. Als er geen gemotiveerde en relevante bezwaren (meer) zijn, leidt de procedure tot de situatie van artikel 60, lid 6, d.w.z. dat het ontwerpbesluit bindend wordt voor de LTA en de BTA's. Vervolgens stelt

14 Punt 99 van de EDPB-richtsnoeren 02/2022 over de toepassing van artikel 60 AVG.

15 Punt 100 van de EDPB-richtsnoeren 02/2022 over de toepassing van artikel 60 AVG.

  • de leidende toezichthoudende autoriteit overeenkomstig artikel 60, lid 7, het besluit vast en deelt het mee aan de hoofdvestiging of de enige vestiging van de verwerkingsverantwoordelijke of de verwerker, al naargelang het geval, samen met een samenvatting van de relevante feiten en gronden. De BTA waarbij de klacht is ingediend, stelt de klager in kennis van het besluit.
  1. In punt 15 werd uitgelegd dat de minnelijke schikking niet noodzakelijkerwijs het gehele voorwerp van een klacht hoeft te bestrijken, d.w.z. dat er delen van een klacht kunnen zijn die volgens de LTA niet in aanmerking komen voor een minnelijke schikking. Zoals reeds in de punten 33 en volgende is opgemerkt, betekent dit waarschijnlijk dat de LTA zorgvuldig moet overwegen of een minnelijke schikking überhaupt passend is, zelfs voor de andere delen. Als de LTA het echter passend vindt om bepaalde delen van een klacht te schikken en de resterende vragen via een 'standaard'-aanpak (d.w.z. niet via een minnelijke schikking) te behandelen, dan is dat duidelijk van invloed op de gehele procedure en het resultaat daarvan.
  2. De verschillende opties die in een dergelijke samengestelde situatie aan de orde zijn, moeten vóór het uploaden van het ontwerpbesluit aan de BTA's worden gepresenteerd. Hierbij moet in dat geval worden gemotiveerd welke aspecten van de klacht definitief door middel van de minnelijke schikking worden geregeld en welke aspecten de LTA ertoe hebben gebracht de verzoeken van de betrokkene af te wijzen of te verwerpen, dan wel in te willigen. Voor de laatste aspecten (d.w.z. de gedeeltelijke verwerping/afwijzing) zijn de volgende stappen van de procedure volgens het éénloketsysteem geregeld door artikel 60, lid 9, AVG. De LTA kan ook besluiten dat die andere delen van de klacht verder moeten worden onderzocht, en de BTA('s) daarom verschillende oplossingen voorstellen, waaronder het uit eigen beweging openen van een afzonderlijke procedure voor die delen; ook hiernaar moet duidelijk worden verwezen in de informatie die het ontwerpbesluit vergezelt.

Voorbeeld 3:

In een door de BTA ontvangen en onderzochte klacht beweert de betrokkene dat de verwerkingsverantwoordelijke niet heeft geantwoord op zijn verzoek tot uitoefening van zijn recht op inzage in zijn persoonsgegevens op grond van artikel 15 AVG en hem dus niet in de gelegenheid heeft gesteld om op grond van artikel 16 AVG om rectificatie te vragen van de naar zijn mening onjuiste informatie die over hem is opgeslagen. De BTA heeft niet geprobeerd om de klacht in der minne te schikken. De LTA die de klacht van de BTA ontvangt, is van mening dat er in het licht van de relevante omstandigheden ruimte is voor een poging tot minnelijke schikking; zij stelt de BTA vervolgens in kennis van haar voornemen om dit te doen en ontvangt de instemming van de BTA (die hierover contact met de klager zal hebben opgenomen). De LTA neemt contact op met de verwerkingsverantwoordelijke en roept deze op aan de verzoeken te voldoen. De verwerkingsverantwoordelijke willigt het verzoek om inzage in, maar is niet van plan de over de klager bewaarde informatie te rectificeren wegens een vordering tot betaling die tegen de klager is ingesteld op basis van die informatie. De LTA legt de BTA een ontwerpbesluit voor met een korte beschrijving van de zaak, de voorgestelde schikking van het verzoek om inzage en de desbetreffende voorwaarden; tegelijkertijd deelt de LTA de BTA mee dat er een afzonderlijke zaak zal worden geopend om de afwijzing van het rectificatieverzoek van de klager door de verwerkingsverantwoordelijke te onderzoeken. Als de LTA geen gemotiveerde en relevante bezwaren van de BTA ontvangt, neemt de LTA het besluit over de minnelijke schikking van het

verzoek om inzage aan en stelt zij de verwerkingsverantwoordelijke daarvan in kennis, terwijl de BTA de klager daarvan in kennis stelt overeenkomstig artikel 60, lid 7, tweede zin, AVG.

3.2.3 Zaken op grond van artikel 56, lid 2

  1. Van de regel van het éénloketsysteem kan worden afgeweken in geval van een zogenaamde 'lokale zaak' op grond van artikel 56, lid 2, AVG. Zoals reeds is opgemerkt 16 , kan in dit verband worden verwezen naar overweging 131, waarin sprake is van de 'minnelijke schikking' in verband met grensoverschrijdende 'verwerkingsactiviteiten' met lokale gevolgen.
  2. Overweging 131 moet immers ook in aanmerking worden genomen indien de zaak op grond van artikel 56, lid 2, lokaal blijkt te worden behandeld, d.w.z. door de BTA die de klacht heeft ontvangen. Overweging 131 dient hierbij als hulpmiddel bij de interpretatie van de opties die de BTA's bij de behandeling van de zaken in dergelijke gevallen hebben. De BTA's worden uitdrukkelijk uitgenodigd om naar een minnelijke schikking te streven ('dient […] te trachten een minnelijke schikking met de verwerkingsverantwoordelijke te treffen') wanneer er sprake is van een zaak met uitsluitend lokale alsook geringe gevolgen. In overweging 131 wordt dus gesuggereerd dat een BTA in 'lokale gevallen' bij voorkeur naar een minnelijke schikking moet streven (indien dit überhaupt haalbaar is, wederom in het licht van de omstandigheden die in de punten 11 en 12 zijn uiteengezet).
  3. Aangezien de samenwerking in de context van het éénloketsysteem gericht is op het bereiken van 'consensus' en vereist dat 'alle relevante informatie' tussen de BTA en de LTA wordt uitgewisseld, moet de LTA van eventueel bereikte schikkingen op de hoogte worden gebracht, aangezien de 'systemische' kenmerken van de inbreuk of niet-naleving die aan de klacht ten grondslag ligt, alleen door de LTA volledig kunnen worden beoordeeld.
  4. Ook al is de klager mogelijk tevreden met de schikking, met name omdat er volledige inzage is verleend, zijn gegevens volgens het verzoek zijn gerectificeerd, of zijn gegevens zijn gewist, herinnert de EDPB eraan dat de door de BTA getroffen schikking de rechten van de LTA onverlet laat. Ongeacht of er een minnelijke schikking is getroffen, heeft de LTA in dit geval immers de mogelijkheid om (ambtshalve) een officieel onderzoek in te stellen, waarna de volledige procedure volgens het éénloketsysteem in overeenstemming met artikel 60 AVG in werking treedt. De LTA kan in alle gevallen besluiten een onderzoek in te stellen en corrigerende maatregelen, waaronder boetes, tegen de hoofdvestiging van die verwerkingsverantwoordelijke op te leggen in geval van herhaalde inbreuken of niet-naleving van verzoeken van betrokkenen zoals, onder andere, door andere BTA's in soortgelijke omstandigheden zijn meegedeeld.
  5. In de context van een procedure op grond van artikel 56, lid 2, moet de BTA relevante informatie aan de LTA verstrekken alsook wederzijdse bijstand overwegen en maatregelen voor doeltreffende samenwerking nemen, waaronder informatie over het resultaat van de schikking en/of over de

16 Zie de punten 23 en 24.

resultaten van de uitoefening van al haar bevoegdheden op grond van artikel 56, lid 5, AVG.

4 JURIDISCHE GEVOLGEN EN PRAKTISCHE AANBEVELINGEN

4.1 Toepassing van het beginsel van behoorlijk bestuur op de procedure voor het treffen van een minnelijke schikking in de context van het éénloketsysteem

  1. Zoals hiervoor is uiteengezet 17 , moet de procedure voor het treffen van een minnelijke schikking in de context van het éénloketsysteem worden gelezen in het licht van het algemene beginsel van het recht op behoorlijk bestuur - en in lijn met het algemene beginsel van een eerlijke rechtsgang, zoals in overweging 129 en artikel 58, lid 4, AVG wordt vermeld: Dat wil zeggen dat de procedure voor het treffen van een minnelijke schikking, die wordt toegepast door een TA met de bevoegdheid tot het aanwenden van dit soort administratieve middelen, in alle gevallen het beginsel van behoorlijk bestuur en het recht op een eerlijke rechtsgang moet respecteren. 18
  2. Wanneer de BTA een klacht ontvangt, moet zij eerst overeenkomstig de artikelen 55 en 56 AVG haar specifieke rol 19 verduidelijken. Het belang van de 'onderzoeksfase' die op de indiening van een klacht bij een TA volgt, moet in dit verband worden benadrukt 20 , ongeacht de route of het traject dat het specifieke geval nadien volgt, aangezien de relevante elementen vanaf een vroeg tijdstip in het dossier moeten worden opgenomen.
  3. In de tweede fase moet de zaak in kwestie ook worden bekeken vanuit het oogpunt van de betrokken partijen, namelijk de betrokkene die de klacht heeft ingediend, de verwerkingsverantwoordelijke(n) en de eventuele verwerker(s). Hun relatie en de aard van de klacht zullen bepalen of een minnelijke schikking tot een oplossing kan leiden, namelijk de naleving van de AVG door de verwerkingsverantwoordelijke en de tevredenheid van de betrokkene. Ten slotte moeten de uitkomst van die procedures voor elke TA en de juridische gevolgen voor de betrokken partijen nader worden onderzocht om te beoordelen of een zaak uiteindelijk geschikt is voor het treffen van een minnelijke schikking.
  4. Als in het kader van het voorafgaande onderzoeksprocedure (dat ook, maar niet uitsluitend, tot doel heeft de toepasselijkheid van artikel 56, lid 2, AVG te beoordelen) tot volle tevredenheid van alle betrokken partijen een minnelijke schikking wordt getroffen (objectief aangetoond op de in het vorige punt aanbevolen wijze), moet de BTA waarbij de klacht is ingediend, de klacht niet doorgeven aan de veronderstelde LTA (bv. via een IMI-kennisgeving op grond van artikel 56), aangezien het voorwerp van

19 Leidende of betrokken toezichthoudende autoriteit op basis van artikel 56, lid 1, AVG.

18 Dit recht houdt ten minste in dat iedere persoon het recht heeft om vóór het nemen van enige individuele maatregel die voor hem nadelige gevolgen zou hebben te worden gehoord; het recht van eenieder om inzage te krijgen in het hem betreffende dossier, met inachtneming van het gerechtvaardigde belang van de vertrouwelijkheid en het beroeps- en het zakengeheim; de verplichting van de autoriteiten om hun besluiten te motiveren.

de klacht niet meer aanwezig is (zie punt 24).

  1. De ontvangende TA moet de zaak en uitkomst naderhand wel op een geschikt moment aan de LTA doorgeven, bijvoorbeeld elk kwartaal (bv. via de procedure voor vrijwillige wederzijdse bijstand). Dit is bedoeld om de LTA in staat te stellen om volledig te voldoen aan haar rol als 'enige gesprekspartner' (in alle opzichten) van de verwerkingsverantwoordelijke/verwerker in kwestie (zie artikel 56, lid 6, AVG). Als de BTA in de loop van de onderzoeksfase geen minnelijke schikking kan treffen of slechts een schikking kan treffen met betrekking tot delen van de klacht die bij haar is ingediend en aan de LTA ter kennis is gebracht, moet deze informatie over de mislukte schikking in ieder geval aan de LTA worden doorgegeven, aangezien het onbetwistbaar 'relevante informatie' in de zin van artikel 60, lid 1, AVG betreft.

4.2 De samenwerkingsprocedure na een door de LTA getroffen minnelijke schikking

  1. De procedure voor het treffen van een minnelijke schikking moet voldoen aan de voorwaarden van met name de AVG (artikel 60, overwegingen 129 en 143), aangezien zij moet resulteren in een besluit van de bevoegde TA (de LTA, in de context van het éénloketsysteem), nadat dit besluit in het kader van de samenwerkingsprocedure is genomen. In dit verband moet worden verwezen naar de analyse van de motivering en de inhoud van het ontwerpbesluit dat door de LTA moet worden ingediend, zoals opgenomen in de artikel 60-richtsnoeren 21 (zie met name de punten 109-111).
  2. De minnelijke schikking die in de context van het éénloketsysteem met betrekking tot een klacht is bereikt, vereist dus een besluit van de LTA overeenkomstig artikel 60, lid 3, AVG, aangezien dit een verplichting is die de LTA bij alle zaken met grensoverschrijdende verwerking is opgelegd. Het gaat hierbij om een besluit van bijzondere aard waarbij wordt vastgesteld dat de klacht tot wederzijdse tevredenheid van de betrokken partijen (met name de betrokkene en verwerkingsverantwoordelijke) door de LTA is afgehandeld.
  3. Een minnelijke schikking zou kunnen worden beschouwd als de gebruikmaking van bepaalde bevoegdheden van de BTA die niet de in artikel 58, lid 2, bedoelde corrigerende bevoegdheden betreffen. Zoals hiervoor is opgemerkt (zie de punten 15 en 43), kan het de LTA, afhankelijk van het nationale recht, niettemin niet worden belet om van dergelijke bevoegdheden gebruik te maken, zelfs in zaken waar in der minne wordt geschikt.
  4. Het ontwerpbesluit dient dus de volgende informatie te bevatten:
  5. o het feit dat de klacht, geheel of gedeeltelijk, in der minne is geschikt,
  6. o de redenen die ten grondslag liggen aan het besluit om in de specifieke zaak een minnelijke schikking na te streven,
  7. o de reikwijdte van de minnelijke schikking in het licht van de kwesties die in de klacht aan de orde zijn gesteld,
  8. o het feit dat de behandeling van de specifieke klacht zal worden beëindigd.

21 EDPB-richtsnoeren 02/2022 over de toepassing van artikel 60 AVG.

  1. In het ontwerpbesluit kan ook worden aangegeven dat de vermeende inbreuk is verholpen en hoe dat heeft plaatsgevonden.
  2. Verder kan, indien van toepassing, in het ontwerpbesluit en/of de relevante informatie die aan de BTA('s) wordt verstrekt, informatie worden opgenomen over eventuele voorgenomen corrigerende maatregelen, wat met name het geval kan zijn wanneer er slechts een gedeeltelijke minnelijke schikking tot stand is gekomen.
  3. In alle gevallen dient de LTA de betrokkene uitvoerig te informeren over de gevolgen van de minnelijke schikking, met name over de omstandigheid dat de behandeling van de klacht naar aanleiding van de schikking zal worden beëindigd. Deze informatie over de reikwijdte van de minnelijke schikking en de gevolgen ervan moet worden doorgegeven via de BTA, die in het hele proces de belangrijkste gesprekspartner van de betrokkene is. Daartoe kan gebruik worden gemaakt van de informele procedures die in het kader van de IMI-mechanismen zijn ontwikkeld. Zo kan de LTA met name van de procedure voor 'informeel overleg' van artikel 60 of de procedure voor 'vrijwillige wederzijdse bijstand' van artikel 61 gebruik maken om de voorgestelde uitkomst van de zaak mee te delen en de standpunten van de betrokken BTA's in te winnen alvorens over te gaan tot formele verspreiding van een ontwerpbesluit.
  4. Aangezien in de meeste lidstaten een minnelijke schikking alleen van toepassing is op de partijen bij de klacht (betrokkene, verwerkingsverantwoordelijke/verwerker, en, indien van toepassing, ook de TA), en de verwerkingsverantwoordelijke of de verwerker zich ertoe verbindt de inbreuk te verhelpen en maatregelen te nemen om de naleving van de AVG te waarborgen, bestrijkt de reikwijdte van de schikking mogelijk slechts delen van de klacht. In dit geval zijn de resterende delen onderworpen aan verder onderzoek en een verder besluit van de LTA.

4.3 Minnelijke schikking in zaken op grond van artikel 56, lid 2

  1. Bij minnelijke schikkingen in zaken waarin een BTA een klacht behandelt op grond van artikel 56, lid 2 (d.w.z. als een lokale zaak) 22 , moet de TA rekening houden met de behoefte aan transparantie en coherentie die aan het hele éénloketsysteem ten grondslag ligt, en er dus voor zorgen dat zij andere BTA's regelmatig informatie (zij het in geaggregeerde vorm) over dergelijke zaken verstrekt.
  2. De BTA moet de LTA met name via IMI in kennis stellen van de (eventuele) schikking waarmee een lokale zaak is afgehandeld. Aangezien de schikking slechts betrekking kan hebben op het deel van de klacht dat lokaal door de BTA wordt behandeld, kan de BTA aanvullende (inclusief corrigerende) maatregelen nemen ten aanzien van de resterende delen die niet op de hiervoor beschreven wijze tot tevredenheid van de partijen zijn geregeld. De BTA moet de klager overeenkomstig artikel 77, lid 2,

22 Op grond van artikel 56, lid 5, AVG behandelt de BTA '[de zaak] overeenkomstig de artikelen 61 en 62', d.w.z. door gebruik te maken van haar volledige bevoegdheden (op grond van artikel 56, lid 1, AVG).

meedelen dat de resterende delen van de klacht in behandeling zullen worden genomen.

BIJLAGE 1: RELEVANTE STAPPEN BIJ BEHANDELING VAN EEN ZAAK PER MINNELIJKE SCHIKKING

  1. De volgende controlelijst biedt een beschrijving van de concrete stappen bij de behandeling van zaken die geschikt kunnen zijn voor een minnelijke schikking. De controlelijst moet daarom niet worden opgevat als een 'ja/nee'-schema met verschillende gevolgen, maar veeleer als een overzicht van de verschillende concrete fasen van de procedure, alsook van de relevante stappen die bij wijze van beste praktijk moeten worden ondernomen. Terwijl onder punt 1) de basisgegevens van de zaak worden samengevat, kan het niet-aankruisen van een van de vakjes in de punten 2) tot en met 5) ertoe leiden dat de autoriteit verdere stappen moet ondernemen.

Controlelijst: Stappen bij behandeling van een zaak per minnelijke schikking

1) Achtergrond van het geval

  • GLYPH<UNKNOWN> Hoe is de procedure gestart?

    • Klacht â–¡

    • Berichten in de media, ambtshalve onderzoek, enz. â–¡

    • Hints van betrokken derden â–¡

  • GLYPH<UNKNOWN> Wat is de aard van de zaak?

    • Lokale zaak (artikel 56, lid 2, en overweging 131 AVG) â–¡

    • Zaak met grensoverschrijdende verwerking â–¡

  • GLYPH<UNKNOWN> Zaak is geschikt voor minnelijke schikking omdat (zie punt 14)

  • o een beperkt aantal betrokkenen gevolgen ondervindt â–¡

  • o er geen tekortkoming in het systeem herkenbaar is â–¡

  • o de inbreuk op de gegevensbescherming incidenteel of onvoorzien is

  • â–¡ deze slechts een beperkte hoeveelheid persoonsgegevens betreft

  • o

â–¡

  • o de gevolgen van de inbreuk niet van ernstige duur/aard zijn

â–¡

  • o het waarschijnlijk is dat er verdere inbreuken zullen optreden

â–¡

  • o deze geen/weinig maatschappelijk betekenis/openbaar belang heeft

  • â–¡

o

…

2) Vroegtijdige samenwerking met andere TA's (indien van toepassing)

  • GLYPH<UNKNOWN> Gevolgen van eventuele maatregelen die reeds in de procedure zijn genomen (bv. voor de LTA, indien van toepassing: heeft de BTA tijdens het vooronderzoek al geprobeerd een minnelijke schikking te treffen?)

……………………………………………………………………………………………………………………

  • GLYPH<UNKNOWN> LTA geraadpleegd (indien van toepassing) â–¡

    • Vertaalde versie van de klacht â–¡

  • Eerdere communicatie tussen betrokkene en verwerkingsverantwoordelijke

â–¡

    • Overige belangrijke informatie â–¡

  • GLYPH<UNKNOWN> Overige geraadpleegde BTA('s) â–¡

    • Vertaalde versie van de klacht â–¡

    • Overige belangrijke informatie â–¡

3) Raadpleging van alle betrokken partijen in een vroeg stadium

  • GLYPH<UNKNOWN> Betrokkene â–¡

    • Algemene informatie overeenkomstig artikel 77, lid 2, AVG verstrekt â–¡

    • Algemeen belang bij een minnelijke schikking â–¡

    • Geen andere redenen voor een specifieke behandeling van de zaak â–¡

    • Deze informatie is gedeeld met de BTA en, indien van toepassing, de LTA â–¡

  • GLYPH<UNKNOWN> Verwerkingsverantwoordelijke/verwerker â–¡

    • Er heeft een officiële hoorzitting plaatsgevonden â–¡

    • De verwerkingsverantwoordelijke/verwerker is bereid tot naleving van de wettelijke voorschriften â–¡

  • De kans bestaat dat binnen een passend tijdsbestek naleving wordt verkregen

â–¡

  • Deze informatie is gedeeld met de BTA en, indien van toepassing, de LTA (bv. via informele raadpleging) â–¡

  • GLYPH<UNKNOWN> Derde (indien van toepassing) â–¡

    • Geen rechten van derden aangetast â–¡

    • Er zijn geen rechten van derden die een schikking in de weg staan (bv. omdat inwilliging van het verzoek om inzage van de klager gevolgen heeft voor de gegevensbeschermingsrechten van een derde) â–¡

4) Is er een minnelijke schikking getroffen?

  • GLYPH<UNKNOWN> Tevredenheid van de betrokkene aangetoond â–¡

    • De inbreuk waarvan u in kennis bent gesteld, wordt ongedaan gemaakt â–¡

    • Geen bezwaren van de betrokkene â–¡

    • De betrokkene is binnen een gepaste termijn bij u teruggekomen â–¡

  • GLYPH<UNKNOWN> De verwerkingsverantwoordelijke/verwerker heeft bewijs van naleving geleverd

â–¡

  • GLYPH<UNKNOWN> Indien van toepassing: De LTA/BTA heeft deze informatie ontvangen

â–¡

5) Is het definitieve besluit in overeenstemming met artikel 60 van de AVG (bij zaken die onder het éénloketsysteem vallen)?

  • GLYPH<UNKNOWN> Het besluit bevat alle relevante informatie (zie de punten 57 en volgende) â–¡

  • GLYPH<UNKNOWN> Het (indien van toepassing: herziene) ontwerpbesluit is verspreid via IMI â–¡

    • Het ontwerpbesluit is verzonden â–¡

    • Er zijn geen gemotiveerde en relevante bezwaren binnengekomen â–¡

  • Er zijn gemotiveerde en relevante bezwaren, maar die kunnen allemaal worden weggenomen â–¡

  • GLYPH<UNKNOWN> Het definitieve besluit is verspreid via IMI

  • De verwerkingsverantwoordelijke/verwerker is in kennis gesteld van het besluit

â–¡

    • De betrokkene is in kennis gesteld van het besluit â–¡

BIJLAGE 2: LANDEN WAAR MINNELIJKE SCHIKKINGEN OVEREENKOMSTIG DE NATIONALE WETGEVING NIET MOGELIJK ZIJN

  1. De volgende landen hebben aangegeven dat minnelijke schikkingen niet mogelijk zijn overeenkomstig hun nationale wetgeving:
  2. -Cyprus
  3. -Tsjechië
  4. -Denemarken
  5. -Estland
  6. -Finland
  7. -Frankrijk
  8. -Griekenland
  9. -Malta
  10. -Polen
  11. -Portugal
  12. -Slowakije
  13. -Slovenië
  14. -Spanje
  15. -Zweden

Footnotes

  1. https://iccwbo.org/dispute-resolution-services/mediation/icc-international-centre-for-adr/

  2. EUIPO, Decision No. 2013-3 of the Presidium of the Board of Appeal of 5 July 2013 on the amicable settlement of disputes ('Decision on Mediation'), https://euipo.europa.eu/ohimportal/nl/mediation#

  3. https://europa.eu/youreurope/citizens/consumers/consumers-dispute-resolution/informal-disputeresolution/index\_nl.htm

  4. Richtlijn 2013/11/EU betreffende alternatieve beslechting van consumentengeschillen en tot wijziging van Verordening (EG) nr. 2006/2004 en Richtlijn 2009/22/EG

  5. https://europa.eu/youreurope/citizens/consumers/consumers-dispute-resolution/out-of-courtprocedures/index\_nl.htm

  6. Bv. de website van de Duitse vestiging https://www.evz.de/einkaufen-internet/odr-adr/beratungschlichtung.html

  7. Zie deel 3 'Algemene juridische analyse'.

  8. Zie WP244 rev. 01 en punt 50 van de EDPB-richtsnoeren 02/2022 over de toepassing van artikel 60 AVG.