AVG-verzoek. Het college heeft nu inzichtelijk gemaakt hoe de zoekslag naar eisers persoonsgegevens is gedaan en welke...

In haar uitspraak van 15 juli 2022 heeft de rechtbank het college meegegeven om in het te nemen besluit inzichtelijk te maken hoe de zoekslag naar eisers persoonsgegeven is uitgevoerd en daarbij de functionaris gegevensbescherming als adviseur (en deskundige) te betrekken.

De rechtbank stelt vast dat het college in zijn besluit van 2 december 2022 uitvoerig uiteen heeft gezet in welke systemen, administraties en archieven is gezocht en of daarin gegevens van eiser zijn aangetroffen. Voor de zoekslag is een plan van aanpak gemaakt, waarbij ook input van de (voormalig) Functionaris Gegevensbescherming is betrokken. Uit de beschreven zoekslag blijkt het volgende. Het college heeft medewerkers van Information and Technology Services laten zoeken in de systemen SAP HR, Figshare, SAP OM, OCP (Websites UU), SAP Financieel, Printing, ULearning, Remindo, Inovate, Numworx, Intranet, Ubicast, Topdesk, Solisworkspace, ProctorExam, Boxcryptor, TawkTo, Overleaf, Blackboard, Qualtrics, Ouriginal, Yoda, BO (BusinessObjects) en CERT-UU incidenten registratie en mailarchief. In deze systemen zijn geen gegeven van eiser aangetroffen. Alleen in de systemen “myPhd” en “Pure” zijn gegevens aangetroffen. Hierin heeft het college inzage gegeven. Bij een zoekslag in het toegangsbeheer van het [A], waarin de sleutelregistratie aangaande eisers persoon beheerd wordt, is geen informatie aangaande eiser aangetroffen. In de personeelsadministratie van de faculteit bètawetenschappen is in de persoonsgegevens/documenten in het kelderarchief alleen een dossier gevonden over de Wob-procedure. Deze gegevens zijn niet verstrekt omdat eiser deze al heeft. In het digitale archief zijn geen gegevens van eiser aangetroffen. In het UU-archief zijn twee dossiers aangetroffen in het systeem Corsa over Wob-verzoeken. Deze gegevens zijn niet verstrekt omdat eiser deze al heeft. In het systeem SharePoint DMS zijn geen gegevens aangetroffen van eiser. Verder heeft het college nogmaals laten zoeken naar het personeelsdossier dat is aangetroffen in een van de dozen met processtukken. Dit personeelsdossier wordt volledig aan eiser verstrekt, ook de documenten die mogelijk al eerder zijn verstrekt. Het personeelsdossier bevat ook het door eiser gevraagde besluit met kenmerk HK van 24 augustus 2000. Dit besluit wordt aan eiser verstrekt. De inhoud van de dozen met processtukken wordt niet verstrekt omdat eiser al over deze stukken beschikt. Volstaan wordt met het verstrekken van een overzicht van de inhoud van deze dozen. Wat betreft de mutatieverslagen van alle wijzigingen en vastleggingen van eisers persoonsgegevens sinds eisers aanstelling in 1987 merkt het college op dat alle mutatieverslagen bij brief van 16 juni 2021 al aan eiser zijn verstrekt. Deze worden niet opnieuw verstrekt. Het college merkt ten slotte op dat het geen gevolg meer zal geven aan opvolgende en nieuwe verzoeken vanwege het buitensporige en repetitieve karakter ervan. Het college overweegt dergelijke verzoeken te kwalificeren als misbruik van recht en het wijst daarbij op de uitspraak van deze rechtbank van 15 juli 2022.

Naar het oordeel van de rechtbank heeft het college nu inzichtelijk gemaakt hoe de zoekslag naar eisers persoonsgegevens is gedaan en welke gegevens daarbij zijn aangetroffen. Het college stelt dat in alle systemen, archieven en documenten is gezocht door de in dat kader deskundige personen en de rechtbank ziet geen aanleiding om hieraan te twijfelen. Eiser heeft ook niet concreet benoemd waar het college nog meer had moeten zoeken en welke documenten, in het bijzonder welke mutatieverslagen, er ontbreken.

Eisers stelling dat het besluit van 2 december 2022 aantoont dat besluiten die in het verleden zijn genomen op zijn inzageverzoeken, zoals zijn verzoek van 25 september 2015 en de brief van het college van 16 juni 2021, waarbij aan hem mutatieverslagen uit zijn personeelsdossier zijn toegestuurd, niet volledig waren, is mogelijk juist , maar daarover gaat deze procedure niet. De besluiten die daarover zijn genomen zijn in rechte vast komen te staan, al dan niet nadat eiser hierover heeft geprocedeerd. Het college kan en hoeft hier niets aan te veranderen en eiser zal zich daar bij neer moeten leggen. Met het resultaat van het hier in geding zijnde besluit en de besluitvorming heeft hij inzage gekregen in alle persoonsgegeven waarover het college beschikt en dat is de inzet geweest van dit verzoek en deze procedure. Ook het door hem expliciet benoemde bevorderingsbesluit van 24 augustus 2000 bevindt zich nu bij de stukken. De rechtbank ziet niet in waarom dit besluit onvolledig zou zijn, zoals eiser stelt. Het college heeft eiser met het besluit van 2 december 2022 in staat gesteld om kennis te nemen van zijn gegevens en te controleren of zij juist zijn en zijn verwerkt in overeenstemming met de AVG. Tenslotte is niet gebleken dat de wijze waarop eiser inzage in zijn gegevens heeft gekregen voor hem onduidelijk zou zijn of anderszins onrechtmatig.

Het college heeft in het kader van haar verantwoordingsplicht overwogen dat alle persoonsgegevens van eiser destijds zijn verwerkt met als doel om uitvoering te kunnen geven aan de overeenkomst met betrekking tot eisers dienstverband, dan wel dat er een gerechtvaardigd belang is voor deze verwerking, namelijk het interne administratieve beheer van de universiteit. Na de uitdiensttreding van eiser zijn de mutatieverslagen uitsluitend nog verwerkt, zodat het college zich kan weren tegen de door eiser aanhangig gemaakte procedures. Dit is naar het oordeel van de rechtbank een afdoende motivering. Conclusie en gevolgen Het beroep is ongegrond. Eiser krijgt daarom het griffierecht niet terug. Hij krijgt ook geen vergoeding van zijn proceskosten. Beslissing De rechtbank verklaart het beroep ongegrond. Deze uitspraak is gedaan door mr. P.J.M. Mol, rechter, in aanwezigheid van mr. M.L. Bressers, griffier. Uitgesproken in het openbaar op 18 april 2025. griffier rechter Een afschrift van deze uitspraak is verzonden aan partijen op: Informatie over hoger beroep Een partij die het niet eens is met deze uitspraak, kan een hogerberoepschrift sturen naar de Afdeling bestuursrechtspraak van de Raad van State waarin wordt uitgelegd waarom deze partij het niet eens is met deze uitspraak. Het hogerberoepschrift moet worden ingediend binnen zes weken na de dag waarop deze uitspraak is verzonden. Kan de indiener de behandeling van het hoger beroep niet afwachten, omdat de zaak spoed heeft, dan kan de indiener de voorzieningenrechter van de Afdeling bestuursrechtspraak van de Raad van State vragen om een voorlopige voorziening (een tijdelijke maatregel) te treffen. Artikel 8:57 van de Algemene wet bestuursrecht (Awb) maakt dat mogelijk. UTR 21/1778, ECLI:NL:RBMNE:2022:3302. Artikel 5, tweede lid, van de AVG.