De ICO publiceert een conceptrichtlijn over het monitoren van werknemers ter beoordeling.

Op 12 oktober 2022 heeft het Britse Information Commissioner's Office ("ICO") een openbaar overleg gelanceerd over het conceptdocument met richtlijnen over de verplichtingen van werkgevers bij het monitoren van werknemers op de werkplek ("Conceptrichtlijnen"). Daarnaast heeft het ICO een document gepubliceerd waarin de context en mogelijke gevolgen van de Conceptrichtlijnen worden beschreven ("Impactanalyse").

Het ICO publiceerde in 2011 de huidige "Code of Employment Practices". Sindsdien zijn er aanzienlijke veranderingen op de werkvloer geweest, waarbij technologie, arbeidsrelaties, wetgeving inzake gegevensbescherming en de COVID-19-pandemie allemaal van invloed zijn op de werkwijzen. Met name omdat er tegenwoordig meer werknemers op afstand werken dan ooit tevoren, zijn werkgevers steeds vaker betrokken bij het monitoren of volgen van werknemers, waarbij steeds geavanceerdere tools worden gebruikt. Het ICO erkent dit en de Conceptrichtlijnen vervangen het hoofdstuk "Monitoring at work" van de "Code of Employment Practices" om ervoor te zorgen dat deze relevant blijft voor de huidige werkomgeving.

De Conceptrichtlijnen zijn primair gericht aan werkgevers en hebben als doel werkgevers te helpen voldoen aan de Britse Algemene Verordening Gegevensbescherming ("UK GDPR") en de Data Protection Act 2018 ("DPA 18") bij het monitoren van hun personeel. De Conceptrichtlijnen maken duidelijk dat de UK GDPR en de DPA 18 een werkgever niet verbieden om werknemers te monitoren, maar beschrijven een aantal vereisten om ervoor te zorgen dat monitoringactiviteiten wettelijk zijn. De Conceptrichtlijnen hanteren een praktische aanpak, inclusief een aantal checklists voor naleving, en behandelen de volgende belangrijke aspecten:
Hoe werknemers op een wettelijke manier te monitoren: Dit onderdeel biedt praktische begeleiding over hoe werkgevers werknemers op een wettelijke manier kunnen monitoren door te voldoen aan de principes van de UK GDPR. In het bijzonder geeft de begeleiding advies over het identificeren van een passende wettelijke basis voor de verwerking van persoonsgegevens (inclusief bijzondere categorieën van gegevens) en het voldoen aan de eisen van transparantie en verantwoording, inclusief de noodzaak om werknemers te informeren over monitoringactiviteiten en gegevensbeschermingseffectrapporten uit te voeren.
Het gebruik van geautomatiseerde processen in monitoringtools: Het ICO erkent dat monitoringtools vaak geautomatiseerde processen omvatten (bijvoorbeeld om de prestaties te beheren of afwezigheid te volgen). De Conceptrichtlijnen behandelen de vereisten voor het gebruik van tools die uitsluitend geautomatiseerde beslissingen nemen die juridische of vergelijkbare belangrijke gevolgen hebben voor werknemers, met name hoe werkgevers aan hun verplichtingen onder artikel 22 van de UK GDPR kunnen voldoen.
Specifieke overwegingen inzake gegevensbescherming voor verschillende soorten monitoring: Dit onderdeel actualiseert de eerdere, op scenario's gebaseerde begeleiding van het ICO over het monitoren van werknemers (zoals opgenomen in de "Code of Employment Practices") om nieuwe situaties te behandelen, zoals of werkgevers telefoongesprekken, e-mails en berichten, bedrijfsvoertuigen, activiteiten op apparaten mogen monitoren, en wat werkgevers moeten overwegen bij het uitvoeren van dergelijke monitoringactiviteiten.
Het gebruik van biometrische gegevens voor tijd- en aanwezigheidsregistratie: De Conceptrichtlijnen erkennen het toenemende gebruik van biometrische gegevens om de toegang van werknemers tot gebouwen en systemen te monitoren en te controleren, en bieden begeleiding over hoe werkgevers kunnen voldoen aan de principes van de UK GDPR bij het gebruik van biometrische gegevens voor deze doeleinden.

Het openbare overleg over de Conceptrichtlijnen en de Impactanalyse blijft open tot 17:00 uur op 11 januari 2023.

Deze inhoud is automatisch vertaald met behulp van machinevertaling. De originele versie is beschikbaar in de brontaal.